Een congres als zakelijk event organiseren

Wat houdt een zakelijk event exact in?

Een zakelijk event is een bijeenkomst waarop vanuit een bepaald bedrijf of merk een boodschap wordt overgedragen op de aanwezige bezoekers. Er zijn verschillende redenen waarom een bedrijf of organisatie een event als dit wil gaan organiseren. Wellicht is het om de jaarcijfers bekend te maken, nieuwe (hervormings)plannen te presenteren, klanten een kijkje achter de schermen te geven of op zoek gaan naar potentiële nieuwe werknemers of klanten. Je kunt scoren met je zakelijk event door goed na te denken over wat je wilt overbrengen op wie en op welke manier.

Welke soorten evenementen zijn er die je zakelijk kunt organiseren?

In feite is elk evenement dat je vanuit een zakelijk oogpunt organiseert een zakelijk event. Toch zijn er types die veelal terugkomen. Denk hierbij aan het congres, de beurs, de productpresentatie, het personeelsfeest, de bedrijfsopening of een jubileumfeest. Deze hebben allemaal een bepaalde sfeer waar het evenement het beste bij gedijt. Dit moet wel aansluiten bij de uitstraling van het team. Een jong team met een ouderwets event zal bijvoorbeeld geen hoge ogen gooien. Hetzelfde geldt voor het omgekeerde: de mensen die een langere carrière achter de rug hebben voelen wellicht vrij weinig voor een jong en dynamisch opgezet event. Zorg dat je je doelgroep kent en handel aan de hand daarvan.

Een kijkje in de mogelijkheden van een congres

Kijk je naar het congres dan kun je zien dat er via sprekers dikwijls een verhaal wordt verteld aan de aanwezigen. Dit kan van alles zijn: een persoonlijke anekdote van een collega, een expert die vertelt over gevaren in de branche, een journalist die zijn kijk op de werkomgeving te berde brengt of een zogeheten motivational speaker. Alles kan, zolang het maar aansluit op de mensen die aanwezig zullen zijn. Houden zij er niet van om belerend aangesproken te worden, dan zal een motivational speaker geen succes zijn. Het verhaal op een congres is echter maar de helft van de boodschap. De vormgeving, indeling, materialen en meer, zijn de andere helft.

Regel de belangrijke zaken

Deze zaken moeten daarom goed geregeld worden. Stel een lichtplan op en kies goede audio-installaties. Regel een professionele catering en zorg voor eventueel entertainment. Ook aan zaken als beveiliging, parkeergelegenheden, hotelovernachtingen en vergunningen moet je denken als jij een zakelijk event organiseert. Doe dit in samenwerking met een professionele partij die ervaring heeft op dit gebied. Zij kunnen je adviseren waardoor jij gegarandeerd de beste keuzes kan maken. Met hun hulp en jouw ideeën zorg je ervoor dat jouw congres goed gaat scoren als zakelijk event.